Skip to main content

Email policy makes no reference to its application on ministers, MPs, top judges

By Venkatesh Nayak*
The Government of India has notified its new Email Policy. A former ideologue of the Bharatiya Janata Party (BJP), KN Govindacharya had a Public Interest Litigation (PIL) suit against the Government about the use of foreign-based internet services for official purposes. He had objected to the use of social media outlets and web-based email service providers for official purposes (click HERE to read). Although the PIL itself has not been disposed of, the Government appears to have acted on the plaint. The new Email Policy was notified on February 19, 2015. It is applicable currently to public servants under the Government of India, and those states and Union Territories that use the email services of the Government of India.
Under the new Email Policy civil servants working in India are ordinarily required to use the email service provided by the Government’s National Informatics Centre (NIC). The only exceptions are made for those agencies which have established their own secure email service facility and Indian Embassies and High Commissions abroad who may use other email services when the Internet access to NIC’s server is down for any reason.

Some elements of the new Email Policy are difficult to understand in the absence of detailed guidelines

For example, paragraph 5.6 of the policy requires that all emails be kept confidential by the users. In the absence of any reference to making emails accessible to a request or under the provisions of the Information Act, 2005 (RTI Act), Public Information Officers (PIOs) could be confused about which instruction to follow. Of course, a mere policy cannot override a statute, but in the absence of detailed guidelines, PIOs may err in favour of secrecy resulting in more litigation before the Central Information Commission. Section 2(f) of the RTI Act, includes emails within the definition of the term- “information”.
Another lacuna is that the policy applies only to officials. It makes no reference to the application of the new policy to Ministers, Members of Parliament or Judges of the Supreme Court and the High Courts who may be using emails for official work.
Then, State Governments have the discretion to adopt the new Email Policy or continue to use their own services or those provided by web email service providers such as Gmail, Hotmail or Yahoo. So where an official of the Government of India sends an official email to an official of the State Government who uses private web-based email services, how will the security of such emails be protected is an open question. It is common practice amongst officers of State Governments to use private email services despite having NIC mail ids.
Further, many government officials confide in private about the poor quality of the services provided by the NIC. Whether this is true or not remains to be assessed on the basis of empirical studies. However, that is not too difficult a problem to surmount as NIC could rise to the challenges using its vast experience and expertise in providing IT-based services.
The success of the new Email Policy in ensuring efficient, smooth and secure communication within Government agencies will be tested in the coming years. The compliance guidelines place all responsibility for ensuring adherence with the policy on the governmental organisations. In the absence of any sanctions against government officials who may continue to use private web-based mail services, ascertaining compliance with the policy may be a major challenge. Perhaps RTI activists could keep a watchful eye on the state of compliance with the policy in various ministries and departments.

*Programme Coordinator, Access to Information Programme, Commonwealth Human Rights Initiative, Delhi. To download the Email Policy, click HERE

Comments

TRENDING

हिंदी आलोचना जैसे पिछड़ चुके अनुशासन की जगह हिंदी वैचारिकी का विकास जरूरी

0 - प्रमोद रंजन  भारतीय राजनीति में सांप्रदायिक व प्रतिक्रियावादी ताकतों को सत्ता तक पहुंचाने में हिंदी पट्टी का सबसे बड़ा योगदान है। इसका मुख्य कारण हिंदी-पट्टी में कार्यरत समाजवादी व जनपक्षधर हिरावल दस्ते का विचारहीन, अनैतिक और  प्रतिक्रियावादी होते जाना है। अगर हम उपरोक्त बातों को स्वीकार करते हैं, तो कुछ रोचक निष्कर्ष निकलते हैं। हिंदी-जनता और उसके हिरावल दस्ते को विचारहीन और प्रतिक्रियावादी बनने से रोकने की मुख्य ज़िम्मेदारी किसकी थी?

नफरती बातें: मुसलमानों में असुरक्षा का भाव बढ़ रहा है, वे अपने मोहल्लों में सिमट रहे हैं

- राम पुनियानी*  भारत पर पिछले 10 सालों से हिन्दू राष्ट्रवादी भारतीय जनता पार्टी (भाजपा) राज कर रही है. भाजपा आरएसएस परिवार की सदस्य है और आरएसएस का लक्ष्य है हिन्दू राष्ट्र का निर्माण. आरएसएस से जुड़ी सैंकड़ों संस्थाएँ हैं. उसके लाखों, बल्कि शायद, करोड़ों स्वयंसेवक हैं. इसके अलावा कई हजार वरिष्ठ कार्यकर्ता हैं जिन्हें प्रचारक कहा जाता है. भाजपा के सत्ता में आने के बाद से आरएसएस दुगनी गति से हिन्दू राष्ट्र के निर्माण के अपने एजेण्डे को पूरा करने में जुट गया है. यदि भाजपा को चुनावों में लगातार सफलता हासिल हो रही है तो उसका कारण है देश में साम्प्रदायिकता और साम्प्रदायिक मुद्दों का बढ़ता बोलबाला. इनमें से कुछ हैं राम मंदिर, गौमांस और गोवध एवं लव जिहाद. 

देशव्यापी ग्रामीण भारत बंध में उतरे मध्य प्रदेश के आदिवासी, किया केंद्र सरकार का विरोध

- हरसिंग जमरे, भिखला सोलंकी, रतन अलावे*  15 और 16 फरवरी को निमाड के बड़वानी, खरगोन और बुरहानपुर में जागृत आदिवासी दलित संगठन के नेतृत्व में आदिवासी महिला-पुरुषों ग्रामीण भारत बंद में रैली एवं विरोध प्रदर्शन किया । प्रधान मंत्री द्वारा 2014 में फसलों की लागत का डेढ़ गुना भाव देने का वादा किया गया था, 2016 में किसानों की आय दुगना करने का वादा किया गया था । आज, फसलों का दाम नहीं बढ़ रहा है, लेकिन खेती में खर्च बढ़ता जा रहा है! खाद, बीज और दवाइयों का दाम, तीन-चार गुना बढ़ चुका है! किसानों को लागत का डेढ़ गुना भाव देने के बजाए, खेती को कंपनियों के हवाले करने के लिए 3 काले कृषि कानून लाए गए । 3 काले कानून वापस लेते समय प्रधान मंत्री ने फिर वादा किया था कि फसलों की लागत का डेढ़ गुना भाव की कानूनी गारंटी के लिए कानून बनाएँगे, लेकिन वो भी झूठ निकला! आज जब देश के किसान दिल्ली में आपको अपना वादा याद दिलाने आए है, तब आप उनका रास्ता रोक रहें है, उनके साथ मारपीट कर उन पर आँसू गैस फेंक रहें हैं, उन पर छर्रों से फायरिंग कर रहें है! देश को खिलाने वाला किसान खुद भूखा रहे, क्या यही विकास है?

How the slogan Jai Bhim gained momentum as movement of popularity and revolution

By Dr Kapilendra Das*  India is an incomprehensible plural country loaded with diversities of religions, castes, cultures, languages, dialects, tribes, societies, costumes, etc. The Indians have good manners/etiquette (decent social conduct, gesture, courtesy, politeness) that build healthy relationships and take them ahead to life. In many parts of India, in many situations, and on formal occasions, it is common for people of India to express and exchange respect, greetings, and salutation for which we people usually use words and phrases like- Namaskar, Namaste, Pranam, Ram Ram, Jai Ram ji, Jai Sriram, Good morning, shubha sakal, Radhe Radhe, Jai Bajarangabali, Jai Gopal, Jai Jai, Supravat, Good night, Shuvaratri, Jai Bhole, Salaam walekam, Walekam salaam, Radhaswami, Namo Buddhaya, Jai Bhim, Hello, and so on.

રામનવમીના દિવસે મુસ્લિમ ધાર્મિક સ્થળો અને વિસ્તારોને અસામાજિક તત્વોથી રક્ષણ આપવી

- મુજાહિદ નફીસ*  પોલિસ મહાનિદેશક, ગુજરાત, ને આવનારા રામનવમીના તહેવારમાં નીકળતા જુલૂસમાં આવતા અસામાજિક તત્વોથી મુસ્લિમ ધાર્મિક સ્થળો અને મુસ્લિમ વિસ્તારોના રક્ષણ બાબત પત્ર:  આપ જાણો છો કે આવનારી 17મી એપ્રિલ ના રોજ રામનવમીનો તહેવાર છે. પાછલા વર્ષોના અનુભવ દ્વારા આપણે જાણીએ છીએ કે હિન્દુ ધાર્મિક તહેવારો મુસ્લિમોને હેરાન કરવા અને તેમના ધાર્મિક સ્થળો તેમજ દુકાનો મકાનોને નુકસાન કરવા માટેના માધ્યમ બની ગયા છે. 

सुप्रीम कोर्ट का चिकित्सा की दुनिया में बाबाओं की मनमानी को रोकने का प्रयास सराहनीय

- राम पुनियानी*  पिछले कुछ दशकों में भारत में कई बाबाओं का उदय हुआ है. इसके पहले भी बाबा हुआ करते थे मगर इन दिनों बाबाओं का जितना राजनैतिक और सामाजिक दबदबा है, उतना पहले शायद कभी नहीं रहा. कई बाबा अनेक तरह के काले कामों में लिप्त भी पाए गए हैं मगर उनकी दैवीय छवि के चलते उनके अपराधों को नज़रअंदाज़ किया जाता रहा है. 

18થી નાની ઉંમરના 1,15,129 બાળકો શાળા બહાર? વાસ્તવિક આંકડો 15-20 ગણો વધું

- સુખદેવ પટેલ*  16 એપ્રિલથી સમગ્ર ગુજરાતમાં શાળા બહારના 6 થી 19 વર્ષની ઉંમરના બાળકોનો સર્વે શરૂ થયો છે.  જે 26 એપ્રિલ સુધી ચાલશે. જેની જવાબદારી સરકારી શાળાના શિક્ષકોને સોંપવામાં આવી છે. અત્યારે પ્રાથમિક શાળાઓમાં વાર્ષિક પરીક્ષાઓ ચાલી રહી છે. લોકસભાની ચૂંટણીઓના કામ પણ શિક્ષકોને ભાગે કરવાના આવશે. શિક્ષકો કેટલું કરી શક્શે? શિક્ષકો પાસેથી વ્યાજબી રીતે કેટલી અપેક્ષાઓ રાખવી જોઈએ? RTE ની જોગવાઈઓ મુજબ દરેક બાળક શિક્ષણ મેળવી શકે, તે માટે શાળા બહારના બાળકોને સર્વે કરીને શોધી કાઢવાનું ઉમદા કામ સરકાર વિચારે છે, તે આવકારદાયક છે. આવાં ઉત્તમ કામમાં જેમને સીધો લાભ થવાનો છે,  તેવાં હિતધારકોની પ્રતિનિધિ સમિતિ SMC સ્કૂલ મેનેજમેન્ટ કમિટી આ જવાબદારી સારી રીતે ઉપાડી શકે તેમ છે. શિક્ષણ વિભાગ SSA તરફથી આ કામગીરીમાં SMC ની ભાગીદારીનું આયોજન કરીને યોગ્ય માર્ગદર્શિકા તૈયાર કરવી જોઈએ.

प्रगतिशील लेखक संघ के स्थापना दिवस पर फिलिस्तीनी जनता के साथ एकजुटता

- हरनाम सिंह, सारिका श्रीवास्तव  "मत रो बच्चे  तू मुस्काएगा तो शायद  सारे इक दिन भेस बदल कर  तुझसे खेलने लौट आएंगे" - फ़ैज़ अहमद फ़ैज़ प्रगतिशील लेखक संघ (प्रलेसं) की इंदौर इकाई ने अपना स्थापना दिवस (9 अप्रैल) फिलिस्तीनी जनता के संघर्ष के नाम समर्पित किया। अभिनव कला समाज सभागार में आयोजित इस कार्यक्रम में कलाकारों ने फिलिस्तीन कवियों के गीत गाए, उनके संघर्षों पर केंद्रित कविताओं का वाचन किया, फिलिस्तीनी चित्रकारों के चित्रों का पावर पॉइंट प्रजेंटेशन और उसकी व्याख्या की। वक्ताओं ने इजराइल द्वारा फिलिस्तीनी जनता पर ढ़ाए जा रहे जुल्मों की तुलना हिटलर के अत्याचारों से की।

ई.वी.एम. के खिलाफ सत्याग्रह क्यों? मतपत्र वापस लाना आज क्यों ज़रूरी हो गया है?

- संदीप पाण्डेय*  चुनाव का पारा चढ़ रहा है और राजनीतिक दल प्रचार में जोर-शोर से लग गए हैं लेकिन चुनाव की घोषणा के बाद भी एक मुद्दा जो ठण्डा होने का नाम नहीं ले रहा है वह है इलेक्ट्रॉनिक वोटिंग मशीन व उसके साथ लगा हुआ वोटर वेरीफायेबल पेपर ऑडिट ट्रेल। सरकार में बैठे हुए व भारतीय जनता पार्टी से जुड़े हुए लोगों के अलावा आम जनता के मन में बड़े पैमाने पर इ.वी.एम. व वी.वी.पी.ए.टी. के प्रति संदेह घर कर गया है। हरदोई, उन्नाव व सीतापुर के आम अनपढ़ ग्रामीण आपको बताएंगे कि इ.वी.एम. जो मत वे डालते हैं उन्हें नहीं मालूम वह कहां चला जाता है? सीतापुर की महमूदाबाद तहसील के चांदपुर-फरीदपुर गांव के बनारसी बताते हैं कि पिछले चुनाव में उन्होंने इ.वी.एम. पर हाथी का बटन दबाया था किंतु वी.वी.पी.ए.टी. के शीशे में कमल का चिन्ह दिखाई पड़ा इसलिए उन्हें इ.वी.एम. पर बिल्कुल भरोसा नहीं है।

વિચારોના પ્રદૂષણનું ઉત્તમ ઉદાહરણ: વડાપ્રધાનની આટલી સ્તુતિ કરનારને લેખક કહી શકાય?

- રમેશ સવાણી   ગુણવંત શાહે 6 એપ્રિલ 2024ના રોજ ‘દિવ્યભાસ્કર’ની પોતાની કોલમમાં લખ્યું છે : “અરે ! એટલું તો માનો કે એને કેવળ લોકોના ભલામાં જ રસ છે ! એટલું તો માનો કે એને માટે કાયમ ‘નેશન ફર્સ્ટ’ છે ! અરે ! એટલું તો માને કે શું કરવું એ અંગે એ બિલકુલ સ્પષ્ટ છે, ક્યાંય અવઢવ નથી. એટલું તો માનો કે નેતા તરીકે એ સૌથી મોખરે છે ! અરે ! એટલું તો માનો કે એ દેશને હૃદયથી પ્રેમ કરે છે ! એટલું તો અ‌વશ્ય માનો કે વિદેશી નેતાઓ એને ભેટવાની ઉતાવળ કરે છે ! અરે ! એટલું તો માનો કે એના પરિવારમાં કોઇ વાડેરા નથી ! અરે ! એટલું તો માનો કે બિલ ગેટ્સ જેવું બ્રેન ગણાતા વ્યક્તિ સાથે ચર્ચા કરતી વખતે પૂરો આત્મવિશ્વાસ ધરાવીને ડિજિટલ રિવોલ્યૂશન અને આર્ટિફિશિયલ ઇન્ટેલિજન્સ પર ચર્ચા કરી શકે છે ! કેટલાક માણસો ઇતિહાસનાં સંતાનો હોય છે ખરા, પણ તેઓ નિયતિનાં સંતાનો નથી હોતાં. આવા લોકો પાસે એક વિઝન હોય છે, જે અન્ય પાસે હોતું નથી. આવા લોકોને ત્રણ ભેટ જીવનભર મળતી રહે છે. વિરોધ, નિંદા અને ઇર્ષ્યા. આવા જ નમૂનાઓ ગેરસમજનો જ્થ્થાબંધ વૈભવ પામે છે.  સ્પિનોઝા નામનો ચિંતક ઘરની બહાર નીકળી શકતો ન હતો. એ ચિંતકના વિચારો એવા હતા કે લોકોને ગુસ્સો આવ